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自2013年國家頒布《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》以來，國家對電子招投標(biāo)的推進(jìn)力度不斷加大，尤其是2015年7月，“按照市場化、專業(yè)化方向大力發(fā)展電子招投標(biāo)”寫進(jìn)國家“互聯(lián)網(wǎng)＋”重點(diǎn)行動(dòng)計(jì)劃，2017年3月發(fā)布的國家《“互聯(lián)網(wǎng)+”招標(biāo)采購行動(dòng)方案（2017-2019年）》等一系列政策，把電子招投標(biāo)的建設(shè)和應(yīng)用推向高潮，無論是國家強(qiáng)制招標(biāo)領(lǐng)域還是企業(yè)自愿招標(biāo)領(lǐng)域，越來越多的市場主體深入應(yīng)用電子招投標(biāo)。電子招投標(biāo)給招標(biāo)帶來了深刻的變化，改變了一些傳統(tǒng)的操作方式，大量的交易活動(dòng)由當(dāng)面轉(zhuǎn)為網(wǎng)上，由紙質(zhì)轉(zhuǎn)為電子，但很多人一直困擾的是全流程電子化之后，文件歸檔如何處理？電子文件與紙質(zhì)文件具有相同的法律效力嗎？如果是，那么還必須要紙質(zhì)文檔嗎？如果不必須，那應(yīng)該如何實(shí)現(xiàn)電子歸檔呢？
一、電子文件與紙質(zhì)文件是否具有相同的法律效力
長期以來，在民事活動(dòng)中都習(xí)慣于“白紙黑字”的形式。在電子招投標(biāo)活動(dòng)中，市場主體仍然對電子方式有所懷疑，電子文件真的能夠替代紙質(zhì)文件嗎，發(fā)生糾紛時(shí)真的具有法律效力嗎？答案是肯定的。
《電子簽名法》的第十四條明確指出“可靠的電子簽名與手寫簽名或蓋章具有同等的法律效力”。電子簽名同時(shí)符合下列條件的，視為可靠的電子簽名：
電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時(shí)，屬于電子簽名人專有；
簽署時(shí)電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；
簽署后對電子簽名的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)；
簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)。
對于電子招投標(biāo)活動(dòng)中由電子簽名（章）所簽署的投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告等等，只要其電子簽名能夠滿足法律規(guī)定能被視為可靠的相應(yīng)條件，就能夠與手寫簽名或蓋章產(chǎn)生同等法律約束力。
此外，《電子招投標(biāo)辦法》第二條中規(guī)定，“數(shù)據(jù)電文形式與紙質(zhì)形式的招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)具有同等法律效力”，《民事訴訟法》第六十三條規(guī)定：證據(jù)包括電子數(shù)據(jù)。也就是說，招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的法律效力并不受其表現(xiàn)形式的影響，數(shù)據(jù)電文形成的電子文件在訴訟時(shí)可以作為證據(jù)使用。
二、電子招投標(biāo)是否還必須要紙質(zhì)歸檔
在《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》中，對于電子招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)給出了明確界定，電子招標(biāo)投標(biāo)的重要特點(diǎn)之一就是以數(shù)據(jù)電文形式來完成招投標(biāo)交易。好處之一就是，能很大程度上將交易參與各方從繁重的紙質(zhì)文件中解放出來，在線即可完成招、投、開、評、定等全流程招投標(biāo)交易，電子化的形式既有利于文件的編制，又有利于撤回、修改和遞交（傳輸）。
《電子招投標(biāo)辦法》第六十二條規(guī)定，電子招標(biāo)投標(biāo)某些環(huán)節(jié)需要同時(shí)使用紙質(zhì)文件的，應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件中明確約定；當(dāng)紙質(zhì)文件與數(shù)據(jù)電文不一致時(shí)，除招標(biāo)文件特別約定外，以數(shù)據(jù)電文為準(zhǔn)。這就意味著在電子招標(biāo)投標(biāo)交易過程中，紙質(zhì)文件并不是必須的。
對于政府采購項(xiàng)目來說，《政府采購法實(shí)施條例》第四十六條特別指出，“采購文件可以用電子檔案保存”。其中采購文件包括采購活動(dòng)記錄、采購預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料。
但對于工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)項(xiàng)目而言，在住建部發(fā)布的《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T503282014）4.2.13中規(guī)定，“歸檔的建設(shè)工程電子文件的內(nèi)容必須與其紙質(zhì)檔案一致”，即勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理的招投標(biāo)資料仍然需要紙質(zhì)檔案。這與國家檔案局在《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)的意見》（檔函[2005]81號(hào)）中，“對于保管期限為永久和長期的電子檔案，應(yīng)當(dāng)同時(shí)保存相應(yīng)的紙質(zhì)檔案并確保兩者的一致性”的要求是統(tǒng)一的。
除工程建設(shè)項(xiàng)目之外的招投標(biāo)資料，即企業(yè)自愿招標(biāo)是否必須要紙質(zhì)歸檔？國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號(hào)）第十三條規(guī)定，“企業(yè)對于無相應(yīng)紙質(zhì)或確實(shí)無法輸出成紙質(zhì)的電子文件應(yīng)納入歸檔范圍并劃分保管期限”，確認(rèn)了沒有紙質(zhì)文件時(shí)可以電子文件歸檔。
三、電子文件該如何歸檔
雖然電子招投標(biāo)能夠做到全流程的電子化，使得交易過程中無需再有紙質(zhì)文件的出現(xiàn)，但很多招標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)仍然困惑于電子招投標(biāo)結(jié)束后數(shù)據(jù)電文應(yīng)如何存檔。對于這個(gè)問題，《電子招投標(biāo)辦法》中僅規(guī)定招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中的數(shù)據(jù)電文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行電子存檔，但并未指明具體保存期限與歸檔方式。
在保存期限上，對于政府采購項(xiàng)目，《政府采購法》中明確規(guī)定采購人、采購代理機(jī)構(gòu)對政府采購項(xiàng)目每項(xiàng)采購活動(dòng)的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。對于企業(yè)招投標(biāo)項(xiàng)目，在《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》中對于建設(shè)項(xiàng)目的招投標(biāo)文件材料所規(guī)定的保管期限為永久。而對于其他招投標(biāo)項(xiàng)目，重要物資的招投標(biāo)文件材料應(yīng)保存30年，一般物資的招投標(biāo)文件材料應(yīng)保存10年。
在歸檔方式上，一般分為兩種：物理歸檔和邏輯歸檔。物理歸檔是指將應(yīng)歸檔的電子文件下載到脫機(jī)載體上，向相關(guān)方移交的過程。邏輯歸檔，是指通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，在不改變原存儲(chǔ)方式和位置的情況下，實(shí)現(xiàn)將電子文件的管理權(quán)限向相關(guān)方移交的過程。
此外，關(guān)于電子文件歸檔的數(shù)據(jù)類型、存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)環(huán)境、抽樣檢驗(yàn)、轉(zhuǎn)存、刪除和銷毀等，在許多地區(qū)的規(guī)范性文件中有更加具體且嚴(yán)格的要求。招標(biāo)人或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)可以根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)確定適用范圍，再根據(jù)其法律效力以及企業(yè)的實(shí)際情況來確立合法合規(guī)且符合企業(yè)需求的電子招投標(biāo)文件歸檔辦法。
作者：呂冰瑤
